HAY İŞ DEĞERLEME SİSTEMİ

       Puan verme yöntemi en yaygın olarak kullanılan sayısal iş değerleme yöntemidir. Ancak böyle olması bu yöntemin ilk geliştirildiği haliyle her işletmenin gereksinimlerini karşılayacağı anlamına gelmez. Günümüze kadar özellikle idari, yönetimsel ve profesyonel personelin işlerini değerlemek için puan verme yönteminin çeşitli uyarlamaları yapılmıştır. Bu uyarlama yöntemlerinin çoğu sorumluluk, beceri, çaba ve iş koşulları faktörlerini kullanmakla beraber bir kısmı sayıları en az 3, en çok 25 (ortalama 10)  olan kendi özel faktör setlerini geliştirmiştir. Yaygın olarak kullanılan diğer faktörler iş karmaşıklığı gerekli eğitim ve deneyim, zihinsel gerekler, nezaret sorumluluğu, donanım sorumluluğu, sonuçlardan sorumluluk, karar verme, anlama/kavrama, dikkat, yaratıcılık vb.leridir. Örneğin A.B.D.’de Federal Hükümet tarafından kullanılan faktör değerleme sistemi (FES) temel olarak dokuz faktörlü bir puan verme sistemidir. Bu faktörler gereken bilgi, nezaretsel kontrol, rehberlik, karmaşıklık, alan ve etki, personel ilişkilerin amacı, fiziksel çaba ve iş çevresidir.

       Hay değerleme sistemi de puan verme yönteminin bir uyarlamasıdır. A.B.D.’lerinde Hay Topluluğu tarafından geliştirilen bu yöntem idari, yönetimsel ve profesyonel işlerin değerlenmesinde yaygın olarak kullanılmaktadır. Bu yöntemde her pozisyon, pozisyon tanımlarında yer alan bilgilerden hareketle iki kez üç faktöre göre ayrı ayrı değerlenir. İlk değerleme standart rehber şemalara göre, ikinci değerleme işin profiline göre yapılır. Her pozisyonun profili üç faktöre göre göreceli değerlerin belirlenmesiyle oluşturulur. Sonra her faktör ve profili şekillendirecek puan değerleri belirlenir ve işler aldıkları puanlara göre sıralanır. 37

  

36 Prof. Dr. Ahmet Cevat Acar, İşletmelerde Ücret Yapısının Oluşturulması, 1. bası 2007 Literatür

37 Serap Benligiray, Ücret Yönetimi, 1. basım 2007, Beta

KULLANILAN FAKTÖRLER

       Hay sistemi sadece üç temel faktör kullanmaktadır. Alt faktörlerine de ayrılan bu temel faktörler bilgi, problem çözme ve sorumluluktur. Bu faktörlerin tüm üst yönetim ve diğer yönetimsel pozisyonların en önemli yönlerini örneklediği varsayılır. Hay sistemi yaygın olarak kullanılması nedeniyle yönetimsel işlerin tanımlanmasında bu üç faktör evrensel olarak kabul edilmektedir. Hay iş değerleme sisteminde kullanılan temel faktörler ve alt faktörlerin tanımları aşağıdaki gibi yapılmaktadır.

Ø  Bilgi: Bu faktör bir işi kabul edilebilir bir performans düzeyinde yapmak için gereken bilgi ve becerilerin tümü kapsamaktadır. Bilgi faktörü; 1) Uygulamalı, özel ya da teknik bilgi, 2) Yönetim sorumluluklarını yerine getirme bilgi ve becerisi, ve 3) İnsan Kaynakları ya da insan ilişkileri becerisi şeklinde üç alt faktöre ayrılır.

       İlk alt faktör bir pozisyon için gerekli olan uygulamaya dönük prosedürler, özel teknikler ve bilimsel disiplinler hakkındaki bilgi miktarını ifade eder. Bu alt faktör sekiz düzeyde değerlendirilir:

1. Basit: Basit iş rutinlerini ve tekniklerini içerir.
2. Giriş düzeyinde mesleksel: Basit donanım ve makinaların kullanıldığı standardize edilmiş iş rutinlerini bilmeyi ve kullanmayanlara da aşina olmayı gerektirir.
3. Mesleksel: Özel bir donanımın kullanılmasını içerebilecek süreçle ilgili ya da sistematik yeterlilik düzeyini gösterir.
4. İleri düzeyde mesleksel: Genellikle teknik olmayan bazı becerileri içerir.
5. Basit teknik – uzmanlaşmış: İşi yapmak için gereken uygulamaları ve öncelikleri ya da bilimsel teoriyi ve ilkeleri veya her ikisini de kavramayı gerektiren teknik konulardaki yeterliliği içerir.
6. Gerektiğinde teknik-uzmanlaşmış:
7. Teknik-Uzmanlaşmış Hakimiyet: Yaygın bir şekilde uygulayarak ya da uzman gelişme yoluyla kazanılmış tekniklere, uygulamalara ve teorilere hakimiyeti içerir.
8. Profesyonel Uzmanlık: Kendi alanındaki ve diğer disiplinlerdeki farklı ve eşsiz bilimsel bilgiye hakimiyeti kapsar.

       İkinci alt faktör başkalarıyla birlikte yüksek performansı ortaya çıkarak şekilde çalışmayı mümkün kılacak farklı fonksiyonları yerine getirme bilgi ve becerisini içerir. Bu alt faktör beş düzeyde değerlenir.

1. Hiç yok ya da en alt düzeyde: İlgili faaliyetlere yeterli dikkat göstermekle birlikte amaç ve kapsam olarak yüksek düzeyde daraltılmış bir (ya da daha çok) faaliyetin uygulanması veya bu faaliyetlere nezaret edilmesi.
2. İlgili: Yapı ve amaç olarak göreceli olarak homojenliği bulunan faaliyetlerin uygulamalı ya da kavramsal entegrasyonu ve koordinasyonu.
3. Çeşitli: Önemli bir yönetim alanında yapı ve amaç bakımından farklı faaliyetlerin uygulamalı veya kavramsal entegrasyonu ya da koordinasyonu. 38

38 Serap Benligiray, Ücret Yönetimi, 1. basım 2007, Beta

4. Geniş: Bir bölümde temel fonksiyonların entegrasyonu ya da şirketin tümünü ilgilendiren planları ya da faaliyetleri önemli şekilde etkileyecek stratejik bir fonksiyonun koordinasyonu.

5. Bütünüyle.

       Üçüncü alt faktör ise, insan ilişkileri alanında aktif, uygulamalı ve birebir /yüz-yüze insan ilişkileri becerileriyle ilgilidir. Bir pozisyon için insan ilişkileri becerisi üç düzeyde değerlenir.

1.    Basit: Diğerleriyle normal ilişkiler vardır. Bu ilişkiler bilgi isteme ya da verme şeklinde alışılmış ve sıradan nezaret ve etkililik gerektirir.

2.    Önemli: Diğerleriyle uyumlu bir şekilde ve ortak anlayışla çalışabilmek için insanları anlamayı, etkilemeyi ve/veya onlara hizmet etmeyi gerektirir.

3.    Kritik: İnsanların anlamada, seçmede, geliştirmede ve motive etmede çeşitli seçenekler içeren kombine beceriler en yüksek derecede önemlidir.

Ø    Problem çözme: İşin gerektirdiği analiz etme, değerleme, yaratma, muhakeme etme ve sonuçlara ulaşma için gereken özgün ve kendi kendine başlatma yeteneğini ifade etmektedir. Problem çözme faktörünün iki boyutu vardır:

1. Özgürlük derecesi: Standartların rehberliği, örnek uygulamalar ya da başkalarının yönlendirmeleri olmaksızın iş amaçlarına ulaşmak için kullanılan düşünme süreci.
2. Kullanılan zihinsel aktivitenin türü: Karmaşıklık, zihni meşguliyet ya da gereken düşünme olayının özgünlük düzeyi.

Ø  Sorumluluk: İşle ilgili faaliyetlerin gerektirdiği sorumlulukları içerir. Bir başka deyişle, sorumluluk işin şirket amaçları üzerindeki ölçülen etkisidir. Bu faktörün üç boyutu vardır.

1.    Eylem özgürlüğü: Kişilerin ya da süreçlerin kontrol edilmesi ve rehberliğin derecesi. Bu faktör “özgür bir şekilde faaliyet göstermek için kişinin ne kadar özgürlüğe sahip olması gerekir?” sorusuna yanıt aranarak tamamlanır. Örneğin, bir birim yöneticisi kontrolü altındaki nezaretçiden daha özgürdür.

2.    Parasal büyüklük: Satışların, bütçenin, satın alınan değerlerin, katma değerin ya da işle ilgili kontol edilmesi önemli olan yıllık parasal tutarın büyüklüğü.

3.    İşin etkisi: İşin nihai sonuçlara öncelikli katkısının olup olmadığının belirlenmesi. Bunun yanı sıra işin sonuçlarının paylaşan, katkı sağlayan veya dolaylı etkileyen bir yapısının olup olmadığının saptanması. 39

39 Serap Benligiray, Ücret Yönetimi, 1. basım 2007, Beta

HAY SİSTEMİNDE İŞ DEĞERLEME SÜRECİ

       Hay iş değerleme sisteminin patenti Hay Topluluğunda olduğu için, bu sistemi kullanmadan önce Toplulukla bir lisans sözleşmesi yapılması gerekmektedir. Bu sözleşme tamamlandıktan sonra Hay iş değerleme süreci iş değerleme çalışmalarını yürütecek bir kuruluşun oluşturulmasıyla başlar.

       Kuruluşta diğer iş değerleme yöntemlerini uygulayacak kurullardan farklı olarak Hay Topluluğunu temsilen bir danışman yer alır. Bu danışman sistemin gerektiği gibi kurulmasında ve yürütülmesinde rehberlik yapar. Daha sonra işletmedeki tüm işler analiz edilerek tanımları yapılır. İş tanımları bu sistemde kullanılacak üç temel faktöre göre düzenlenmelidir. Diğer iş değerleme sistemlerinde olduğu gibi işletmedeki işlerin tümünün bir kerede değerlenmesi çok güç olacağı için kurul iş tanımlarını inceleyerek anahtar işleri seçer.

       İş değerleme kurulu anahtar işlerin tanımlarını inceler ve her bir faktörün bu anahtar işlerde bulunma derecesini saptar. Böylece ortaya bir profil çıkar. Profilde üç faktör toplam yüzde yüz olarak kabul edilerek her faktöre bir ağırlık belirlenir. Örneğin, bir araştırmacının pozisyonu için bilgi faktörüne en çok ağırlık verilirken, bir genel müdürün pozisyonu için sorumluluk faktörüne göreceli olarak daha yüksek ağırlık verilir. Bu aşamada artık iş profilleri hazırdır. Sıra bu profilleri standart Hay rehber şemalarıyla karşılaştırmaya gelir. Her işin toplam puanı üç faktörden her biri için belirlenen puanlar toplanarak belirlenir. Puanlar faktör karşılaştırma yönteminin tersine işlerin piyasa ücret oranlarından bağımsız olarak, standart şemada belirtilen puanlara göre saptanmaktadır. Puanlar arasındaki fark yaklaşık yüzde 15’tir. Bu şemalarda her hücrede üç ayrı puan değerinin bulunması, kurul üyelerinin her bir kolona çeşitli işleri güvenilir bir şekilde yerleştirmelerinde esneklik sağlamaktadır.

HAY İŞ DEĞERLEME SİSTEMİNİN ÜSTÜNLÜKLERİ VE SAKINCALARI

       Adil ve dengeli bir ücret yapısının kurulması ücret ödemelerinin hem işlerle hem de işi yapan personelle ilişkilendirilmesini gerektirir. Hay sistem bireysel bilgiye ve beceriye dayalı bir ücretlendirme fikrinden hareket eder. İşe yeni başlayanlara en alt düzeyden ödenen ücret, bunların işle ilgili yetkinlikleri arttıkça en üst düzeye kadar çıkar.

       Hay iş değerleme sistemi anlaşılması ve uygulanması göreceli olarak basit bir sistemdir. Ayrıca işletmeler arasında değerlemelerin ve ücretlerin doğrudan karşılaştırılmasına olanak sağlar. Bu sistemi kullanan işletmelerin ücret karşılaştırması yapmalarını sağlamak için Hay Topluluğu yıllık ücret araştırmaları yayınlamaktadır. Ancak bu sistemin uygulanması Hay topluluğu ve danışmanlarıyla anlaşma yapılmasını gerektirdiği için maliyeti yüksektir.  40

40 Serap Benligiray, Ücret Yönetimi, 1. basım 2007, Beta